Kann es gelingen effiziente Lösungen in der Produktionsplanung und Steuerung zu schaffen auch ohne teure Softwarelösungen? Mit einem produktionserfahrenen Interim Manager CFO von HANSE Interim auf jeden Fall.
Die Ausgangslage
Nach erfolgreicher Restrukturierung durch HANSE Consulting wurde bei einem Hersteller von Ingredienzen für Lebensmittel die Überbrückung der Vakanz des kaufmännischen Leiters notwendig. Es wurde sich von Seiten der Geschäftsführung für den erfahrenen Interim Manager Horst S. entschieden, der neben seiner Ausbildung als Kaufmann und Controller auf die Lebensmittelbranche und die Produktion spezialisiert ist.
Die Aufgabenstellung
HANSE Consulting hatte bereits sehr wertvolle Basismodule im Bereich der Planung und in der Erstellung von Deckungsbeitrags-Rechnungen erstellt. Hier waren noch Ergänzungen in der Vor- und Nachkalkulation und im Reporting notwendig. Die neuen Tools wurden aktiv für ein nachhaltiges Optimierungsmanagement eingesetzt.
Komplexer wurde die Aufgabenstellung dann vor allem in der Notwendigkeit, ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem-Konzept (kurz ein PPS-Konzept) zu entwickeln. Die Fertigung im Unternehmen zeichnet sich durch eine hohe Produkttiefe mit starker Diversifizierung aus. Kundenaufträge müssen flexibel und teilweise sehr kurzfristig in das Fertigungsgeschehen eingebunden werden. Dies ist zum Teil mit sehr geringen Vorlaufzeiten und in den unterschiedlichsten Losgrößen je Charge verbunden.
Vor diesem Hintergrund wurden die meisten Verbrauchsdaten nicht automatisiert aufgezeichnet. Eine Vorrichtung war zum Zeitpunkt der Projektierung noch nicht gegeben. Die Herausforderung war, zügig ein Produktionsplanungskonzept zu installieren.
Ziel war es, Reinigungs- und Rüstzeiten für die Fertigung und für das Abfüllen der Chargen möglichst gering zu halten und Stückkosten nachhaltig zu minimieren.
Die Herausforderung in diesem Zusammenhang ist, dass bei der Programmplanung für die Mischungen unterschiedliche Farben und Körnungen der Materialien beachtet werden müssen. Je mehr Ingredienzen und je bunter bzw. vielfältiger die Chargen sind, umso früher muss die Anlage für eine hellere Mischung einer Generalreinigung mit längeren Rüstzeiten unterzogen werden.
Besonders komplex wurde die Planung dadurch, dass Reinheitsgrad und Farbe nicht das einzige Kriterium für die Beeinflussung der Reihenfolge waren, welche Rüstzeiten beeinflussen.
Denn darüber hinaus mussten die Nuancen des Aggregatszustands berücksichtigt werden.
Bio-Produkte durften nicht auf Nicht-Bio-Produkte und Stoffe mit Allergenen durften nicht unmittelbar auf allergenfreie Produkte folgen. Weitere Kriterien waren ethnische Anforderungen, wie zum Beispiel Halal-Fertigung oder die Fertigung von Produkten, die eine tierische Verunreinigung der Nachfolgeprodukte verursachen könnten.
Unterschiedliche physikalische Beschaffenheiten können überdies Folgeprodukte negativ beeinflussen, was zu Fehlchargen führen kann.
Vor diesem Hintergrund gestaltete sich eine automatisierte Programmauswahl als äußerst komplex, weswegen bis dato eine Produktionsplanung langwierig von der Produktionsleitung durchgeführt wurde. Dies führte zu einer wenig standardisierten Herangehensweise, da je nach diensthabender Schichtführung zum Teil unterschiedlich an die Lösung der Aufgaben herangegangen wurde, was im Detail zu unterschiedlichen Ergebnissen in der Qualität und im Output führen konnte.
Die Lösung
Dieser Zustand führte dazu, dass nur wenige sehr erfahrene Mitarbeiter mit der Aufgabe der Programmplanung betraut, werden konnten. Gelöst wurde diese Aufgabe, indem man jeder Artikelnummer eine Ordnungszahl zuwies.
Das Ordnungssystem wurde in Themen wie Aggregatszustand, Bioproduktion, Gebinde, Ethik, Farbe, Allergene, Geruch usw. gegliedert. Die Gliederungspunkte erhielten je nach Priorität eine Stelle (Zehner-, Hunderter- oder Tausender-Stellen). Innerhalb dieser Stellen wurden Abstufungen und Nuancierungen zugewiesen, welche am Ende eine Sortierung innerhalb einer Ordnungszahl ergaben.
Diese Ordnungszahl wurde über das Warenwirtschaftssystem direkt einem Artikel zugeordnet. Beim Export bzw. nach Ausgabe der zu bearbeitenden Aufträge konnte über einen Sortierlauf die ideale Programmreihenfolge ausgegeben werden. Über eine Schlüsselung aus Stammkostenstelle und unter Einbezug der geforderten Losgröße konnten die Produktionsaufträge einer idealen Fertigungsanlage zugewiesen werden.
Aufgrund von Daten aus der Grenzplanrechnung war es auch möglich Soll- Fertigungszeiten für Chargieren, Mischen usw. festzulegen. Somit war ein Abgleich zwischen Soll- und Ist-Zeit in der Fertigung möglich.
Bei der Erarbeitung der Sortierungen mussten im Verlauf der Projektierung einige Testläufe und Korrekturen vorgenommen werden. Im Verlauf des Jahres wurde jedoch die Quote immer genauer.
Da das Unternehmen noch über keine automatisierte Prozesserfassung verfügte wurde hilfsweise über Office-Systeme ein Board entworfen, mit dessen Hilfe die Fertigung aus dem Status eines Auftrags z. B. Bereitstellung, Mischen, Füllen usw. per Board- und Farbensystem hinterlegt werden konnte.
Auf diese Weise konnte zu jedem Zeitpunkt der Fertigungsstatus eines Auftrags je Charge verfolgt werden.
Das Ergebnis
Obwohl der Kunde über keine automatisierten PPS-Systeme verfügte, ist das Unternehmen nun in der Lage eine durchgängige Produktionsplanung vorzunehmen. Sollten für die Zukunft in zusätzliche Erfassungssysteme investiert werden, können jederzeit Module hinzugefügt werden.
Außerdem kommt die Flexibilität hinzu jederzeit von Hand in die Prozesse einzugreifen, was ein hohes Maß an Kundenflexibilität ermöglicht. Trotzdem ist man über ein Soll-Ist-System in der Lage zusätzlichen Kosten für geplante oder ungeplante Abweichungen zu verifizieren, um Abweichungen in zukünftige Planungen einfließen lassen zu können. Hierbei könnte es sich um bewusste Entscheidungen handeln, um zeitkritische Aufträge kundengerecht zu bedienen. Dies können aber auch ungewollt auftretende Störungen im Prozess sein, deren Fehler-Quoten dokumentiert, bewertet und für die Zukunft vermieden werden.
Auf diese Weise werden im Qualitätsmanagement kostenintensive immer wieder auftretende Systemstörungen vermieden.
Fazit
Nicht immer sind teure Softwarelösungen im Mittelstand notwendig, wenn es darum geht effiziente Lösungen in der Produktionsplanung und Steuerung zu schaffen. Im Wissen um die Praxis und im Zusammenspiel mit den Abteilungen können oft erstaunlich individuelle und effektive Tools mit bestehenden Ressourcen geschaffen werden.
Mit herzlichen Grüßen
Ihre HANSE Interim-Geschäftsführung
Andreas Lau und Christian Heuermann
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