Interim Experte Einkauf hebt das Potenzial – beim Einkauf sparen!

Interim Manager im Einkauf: Setzen Sie Ihren Interim Experten Einkauf gezielt ein und steigern Sie die Effektivität des Einkaufs in Ihrem Unternehmen – wie groß das Potenzial ist, lesen Sie im Praxisbeispiel!

Die Lage vor Einsatz des Interim Experte Einkauf

Ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Millionen EUR Umsatz konnte über mehrere Monate hinweg keinen qualifizierten Mitarbeiter für die vakante Position des Einkaufsleiters finden. Ein Bewerber musste nach kurzer Zeit gar wieder die Segel streichen, da er den hohen Ansprüchen im Tagesgeschäft nicht gerecht wurde. Für das operative Einkaufsvolumen von rund 150 Millionen EUR wurde eine fachlich versierte und erfahrene Führungspersönlichkeit gesucht, damit die vorab definierten Ergebnisverbesserungen erreicht werden konnten. Zusätzlich sollten Strukturen, Prozesse und Qualifikation im Einkauf und den angrenzenden Bereichen analysiert und verbessert werden. HANSE Interim vermittelte einen „Einkaufsleiter auf Zeit“, den Interim Experte Einkauf, der je nach Bedarf zwischen zwei und vier Tagen pro Woche vor Ort eingesetzt wurde. Das Projekt verlief in fünf Phasen.

1.Phase: Einarbeitung und reibungsloser Start

Zunächst lernte der Interim Manager die Abteilung im operativen Tagesgeschäft kennen und konnte mit seiner Erfahrung vom ersten Tag an die Mitarbeiter unterstützen. Rückstände bei Rechnungsprüfungen, Ablagen und der Bearbeitung auftragsbezogener Bedarfe wurden so beseitigt. Dadurch konnten Skontofristen wieder vollumfänglich genutzt werden.

Frühzeitig begann er die operative Unterstützung und teilweise auch vollständige Übernahme von Verhandlungen wesentlicher Vergabewerte. Hierbei wurden den Mitarbeitern noch nicht eingesetzte Verhandlungstechniken vermittelt. Im Rahmen von reell erzielten Verhandlungserfolgen wurde z. B. aufgezeigt, dass Preisreduzierungen möglich waren, die deutlich über dem bis dato üblichen „Projektrabatt“ von drei bis fünf Prozent lagen. Bei Werten über 200 TEUR wurden nun systematisch mehrere Verhandlungsrunden angesetzt.

2. Phase: Identifikation und Hebung brachliegender Einkaufspotenziale

Durch die Analyse der Kreditorenumsätze wurde verdeutlicht, welche Beschaffungsvolumina vor allem auch außerhalb des Einkaufs verantwortet wurden. Insbesondere im Bereich der nicht-produktbezogenen Sachkosten lagen erhebliche Beträge, die in der Vergangenheit nicht in der nötigen Intensität verhandelt worden waren. Die betreffenden Abteilungen, die zuvor große Freiräume genutzt hatten, wurden nun in den regulären Einkaufsprozess eingebunden, was weitere deutliche Einsparungen einbrachte.

3. Phase: Verbesserungen der Strukturen und Prozesse innerhalb des Einkaufs

Interne Kurzschulungen konnten den Mitarbeitern Techniken und Ansätze des modernen Einkaufs vermitteln. Die Verhandlung zusätzlicher Konditionen neben Preis und Lieferzeit (Gewährleistungen, unentgeltliche Leistungen, ausgefeilte Formulierungen der Zahlungsbedingungen sowie Lieferbedingungen) wurden verstärkt geübt und dann auch eingefordert. Zur besseren Regelung des Einkaufsprozesses und zur Stärkung der Verhandlungsbasis des Einkaufs wurde eine Verfahrensanweisung eingeführt.

4. Phase: Verbesserungen des Beschaffungsprozesses außerhalb des Einkaufs

In dieser Phase entwickelte der Interim Manager Vertriebsunterstützung in der Angebotsphase und im Claim Management. Die Einführung regelmäßiger Gespräche zum Start und Status der Aufträge machte die Anforderungen technischer, preislicher und terminlicher Art frühzeitig für alle Beteiligten transparent. Bei den Mitarbeitern im Einkauf wurde der Dienstleistungsgedanke zur Unterstützung des Projektgeschäfts etabliert.

5. Phase: Start strategischer Einkaufsmethoden

Zur Vorbereitung einer dauerhaften Besetzung der Position des Einkaufsleiters und um weitere Einsparungen zu erzielen, wurden in einem nächsten Schritt wichtige Materialgruppen analysiert. Durch Bündelung, Standardisierung und Optimierung der Lieferantenkontakte erarbeitete man so strategische Vorgaben. Design-to-cost stellte Spezifikationen und Vorgaben in Frage und passte diese den Kundenanforderungen an. Zusätzliche Qualitätssicherungsvereinbarungen erhöhten die rechtliche Bindung von Kernlieferanten. Zu guter Letzt diente der Aufbau einer Lieferantendatenbank – integriert im vorhandenen System – dazu, die Lieferantenbasis für alle betroffenen Mitarbeiter hinsichtlich der Treffsicherheit bei Anfragen und zur Unterstützung strategischer Prozesse zu dokumentieren.

Fazit des Interim Experten Einkauf

Interim Experten im Einkauf sind eine gezielte Investition in Einkaufskompetenz und dies nicht nur auf Zeit. Im beschriebenen Fall war der Verlauf optimal: Die vakante Stelle wurde besetzt, die Erfüllung der operativen Aufgaben sichergestellt und so die Abteilungsinteressen und -bedürfnisse stärker umgesetzt.  Vor allem aber wurden die vorher festgelegten Einsparziele des Projektes durch Coaching der Mitarbeiter und mit Hilfe aktiver Verhandlungsintervention sogar noch übertroffen.

Insgesamt konnten während dieses 10-monatigen Einsatzes Einsparungen in Höhe von 1.900 TEUR (einmalig), 1.500 TEUR (dauerhaft p. a.) sowie Liquiditäts-verbesserungen in Höhe von 1.000 TEUR realisiert werden. Die nicht realisierten Plankosten der unbesetzten Stelle von rund 50 TEUR sind dem noch hinzuzurechnen. Demgegenüber stand ein Aufwand für den Interim Manager von nur rund 250 TEUR.

Ergebnis: Der Einsatz des Interim-Einkaufsleiters hat vom ersten Tag an einen deutlich positiven ROI (Return on Interim Manager) erzielt.

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26.08.2021

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Ihre Geschäftsführung HANSE Interim
Andreas Lau und Christian Heuermann