Interim CFO verhindert Outsourcing

Wenn Integration die Menschen und Prozesse nicht mitnimmt, entsteht Chaos. Als letzte Lösung wird dann Outsourcing angestrebt – der richtige Interim Manager CFO ordnet das Chaos und spart damit Geld und Zeit!

Die Lage

Ein vormals inhabergeführtes Unternehmen wurde Teil eines amerikanischen Konzerns und durchlief in den letzten Jahren einige Veränderungsprozesse im Hinblick auf die Organisation. In den letzten 10 Jahren gab es z. B. sechs Geschäftsführer und drei Finance Manager – der letzte ad interim. Die Führung des Finance-Teams wurde vernachlässigt und Reporting sowie Abweichungsanalysen nur noch rudimentär durchgeführt. Das Working Capital Management fand nicht statt, Intercompany Abstimmungen funktionierten nicht. Die interne Kommunikation zwischen der Finanzabteilung und anderen Bereichen des Unternehmens lag brach. Zusätzlich war das bestehende ERP-System in den letzten Jahren so vielen individuellen Anpassungen unterworfen worden (Customizing), dass eine adäquate Nutzung des Systems als Basis für das Reporting fast nicht möglich war.

Der amerikanische Mutterkonzern entschied sich daraufhin, ein neues ERP-System einzuführen und die Buchhaltung an Dritte zu übergeben (Outsourcing).

Die Herausforderung für den Interim CFO

Der aktuelle Stelleninhaber ad interim konnte die ihm gestellten Aufgaben nicht lösen. HANSE Interim stellte einen erfahrenen Interim CFO vor, der in einem neun Monate dauernden Projekt die notwendigen Veränderungen implementierte und letztlich das Outsourcing verhinderte.

Zu seinen Aufgaben gehörten:

• Neuausrichtung der Finanzabteilung und Überprüfung der Machbarkeit des Outsourcings,
• Sicherstellung eines zeitnahen Reportings,
• Verbesserung der Kommunikation innerhalb der Finanzorganisation,
• Einführung eines neuen ERP-Systems sowie
• Sicherstellung des Knowledge Transfers zwischen den einzelnen Abteilungen.

Dem Interim Manager gelang es, durch Gespräche mit dem Finanzteam, Abteilungsleitern und Geschäftsführung sowie Ansprechpartnern der Muttergesellschaft (Site und Group Controller) einen Überblick über die Veränderungen in den letzten Jahren und Monaten, auch im Hinblick auf die Befindlichkeiten der Mitarbeiter und deren Beurteilung der Unternehmenssituation zu gewinnen.

Folgende Maßnahmen wurden ergriffen:

• Durchsicht des Datenmaterials als Basis für das Reporting und Ermittlung der Überleitung der Zahlen aus dem lokalen ERP-System zum BI-Tool
• Statusermittlung bzgl. der jeweiligen Aufgaben der Mitarbeiter im Finanzbereich und Anpassung an die neuen Aufgabenstellungen, auch im Hinblick auf die Vorbereitung für den anstehenden Go-live
• Einsatz einer Zeitarbeitskraft, um eine zügige Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu gewährleisten

Die Gespräche mit den Mitarbeitern der Finanzabteilung machten schnell deutlich, dass eine klare und damit neue Aufgabenverteilung umgehend erfolgen musste. Zehn Wochen nach Projektbeginn wurde seitens der Muttergesellschaft ein knapper Go-live Zeitplan für das ERP-System festgelegt. Diese Entscheidung war komplett losgelöst vom jeweiligen Kenntnisstand in den unterschiedlichen Abteilungen. In der Folge musste sich insbesondere das Finanzteam, neben der Aufarbeitung des Tagesgeschäftes, mit dem neuen System vertraut machen, was mit erheblicher Mehrarbeit einherging.

Der Erfolg für den Interim CFO

Gemeinsam – als Teamarbeit im klassischen Sinne – wurden die Versäumnisse der vergangenen Monate aufgearbeitet sowie neue Aufgaben und Tätigkeiten verteilt. Nach zwei Monaten Vorlaufzeit gelang es, alle geforderten Informationen wieder termingerecht bereitzustellen. Standardreports wurden aufgesetzt.

Die im Rahmen der Kontenklärung durchgeführten Arbeiten zur besseren Datenqualität vor Übernahme dieser Informationen in das neue ERP-System führten dazu, dass die Lagerbestände besser beurteilt werden konnten und der Gesamtbestand der Forderungen innerhalb von drei Monaten um mehr als eine Million Euro verringert wurde.

Die Verarbeitungsprozesse wurden beschleunigt und die Datenqualität erhöht, maßgeblich durch Neuausrichtung der einzelnen Aufgaben und Trennung von Funktionen (Buchhaltung und Controlling) sowie dem richtigen Setzen von Prioritäten.

Es entstand eine gute Datenbasis zur Erstellung des Kostenbudgets 2020, das erstmals seit zwei Jahren wieder selbst erstellt werden konnte.

Fazit

Outsourcing – Der richtige Interim Manager ordnet das Chaos und spart damit Zeit und Geld!

Diesen Beitrag finden Sie ausführlicher und zum Download auch unter hier. Wenn Sie Fragen zum Thema Interim Management haben, dann sprechen Sie uns an – www.hanse-interimmanagement.de.

In zwei Wochen lesen wir uns dann wieder – Aktuelles, Praxis oder Research – wir bleiben dran. Schauen Sie wieder rein, am: 

25.06.2020.

Ihr HANSE Interim-Team
Andreas Lau und Christian Heuermann
Geschäftsführung