Der Stelleninhaber kündigt und ein neues EDV-System soll eingeführt werden – wie ein Interim Personalleiter das Dilemma löst, wird hier gezeigt.
Die Aufgabe für den Interim Personalleiter im Unternehmen
Ein Interim Personalleiter (oder Personalleiterin, die männliche Form steht hier für alle Geschlechter) kann aus vielfältigen Gründen notwendig werden. Im vorliegenden Fall stand das Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften, einem Gesamtumsatz von 90 Millionen Euro und knapp 400 Mitarbeitern nach der Kündigung des Stelleninhabers kurzfristig ohne Personalverantwortlichen da. Aufgrund einer Umstrukturierung der Leitungsebene sollte diese Position vorerst auch nicht neu besetzt werden. Bis zu einer später geplanten Wiederbesetzung zeichnete der kaufmännische Geschäftsführer für das Personalwesen verantwortlich.
Doch hier begannen die Probleme: Fast zeitgleich mit dem Weggang des Personalleiters stand die Aufgabe an, eine neue Software für den Personalbereich einzuführen. Die Abteilung bestand zwar aus Mitarbeitern mit langjähriger Firmenzugehörigkeit – eine stetige fachliche Entwicklung hatte in der Vergangenheit allerdings kaum stattgefunden.
Nach dem Weggang des Personalleiters entstand ein deutlich spürbares Wissens- und Führungs-Vakuum, das die Umsetzung von Personal-Projekten erschwerte und die notwendige Softwareumstellung qualitativ und quantitativ als nicht realisierbar erschienen ließ.
Durch das zeitgleiche Eintreten einer Vakanz in der Personalleitung sowie einer Softwareumstellung wurde in diesem Fall eine Know-how-Lücke der Personalabteilung offensichtlich. Das Unternehmen entschied sich für einen Interim Personalleiter, der die Personalabteilung leiten, die Mitarbeiter fachlich weiterbilden und die Einführung der neuen Software kompetent begleiten konnte.
Hier konnte HANSE Interim den passenden Interim Manager Personal mit hoher Führungskompetenz finden und vermitteln.
Die Herausforderung für den Interim Personalleiter
Innerhalb von zwei Wochen übernahm der Interim Manager die fachliche Führung der Abteilung. Durch seine langjährige Erfahrung und Kompetenz war er schnell in den Betrieb integriert – und seine Expertise in der Einführung neuer EDV-Systeme schloss die wichtige Kompetenzlücke im Hinblick auf die bevorstehende Softwareumstellung.
Die Softwareumstellung auf das neue Personalmanagement-System war der Kern der Herausforderung für den Interims Manager.
Auf Folgendes kam es an:
Zwischen Aufnahme der Tätigkeit bis zum Abschalten des alten Systems lagen lediglich neun Monate.
Abrechnungsprogramme mussten auf verschiedene Tarifgebiete angepasst werden.
Um das neue Personalmanagement-System auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, war eine Neuabstimmung von Schnittstellen wie zur Finanzbuchhaltung und zum Controlling notwendig.
Abstimmungsbedarfe mit anderen Bereichen zur organisatorischen Verbesserung bei der Personalverwaltung mussten geklärt werden.
Die Lösung
Im Tagesgeschäft konnten fachliche Lücken umgehend geschossen werden.
Auch die Erarbeitung von PC-basierten Formblättern und Arbeitsanweisungen hat straffere Strukturen im gesamten Personalprozess – von der Personalplanung über die Einstellung bis hin zur Entlassung – geschaffen. Zuständigkeiten wurden eindeutig zugewiesen, korrekte Ansprechpartner benannt und die Aufgabenbereiche der Personalabteilung im Unternehmen geklärt.
Die Vision der zukünftigen Unternehmensstruktur machte deutlich, dass eine dauerhafte qualitative Verstärkung im Personalbereich unumgänglich war. Für diese Aufgabe konnte eine optimale Lösung erarbeitet werden:
Parallel zum Einsatz des Interim Managers suchte das Unternehmen einen geeigneten Bewerber für die vakante Stelle der Personalleitung.
Mit der Einarbeitungsphase der neuen Personalleitung wurde die Einsatzzeit des Interim Personalleiters von zu Beginn des Projektes drei bis vier Tagen pro Woche auf nun zwei Tage reduziert.
Das Ergebnis
Im Ergebnis konnten verschiedene Optimierungen und Verschlankungen erzielt werden.
Beispielsweise konnte nach der System-Einführung eine halbe Stelle in der Personalabteilung eingespart werden, während im Bereich der Produktion nun lediglich eine zusätzliche Kennziffer erfasst werden musste.
Fazit
Die veraltete Abteilungsstruktur und die internen Spannungen des Personalbereichs wurden überwinden. In der Folge funktionierte die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung und mit anderen Abteilungen ausgezeichnet.
Das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Personalabteilung war nach dem fachlich und menschlich hervorragenden Einsatz des Interim Managers und der Schulung der Kollegen wieder hergestellt.
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