Interim Digital Officer

Interim Digital Officer – Digitalisierungspotenzial in der Wohnungswirtschaft

Digitalisierung mit Anbindung an bestehende Systeme – ein Interim Digital Officer treibt die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft voran.

Die Lage

Die beratene Gesellschaft ist ein deutsches börsennotiertes Wohnungs-unternehmen. Die hohe Anzahl an Mietwohnungen, insbesondere im niedrigen Preissegment, und das stetige Wachstum wirkten sich deutlich auf die internen Prozesse, die Komplexität und Vielfalt der zu berücksichtigenden Themen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter aus. Insbesondere im Bereich des Forderungsmanagements und der Finanzbuchhaltung, ergab sich ein erheblicher Bedarf an Digitalisierungslösungen. Ziel war es, für häufig wiederkehrende Sachverhalte eine technische Lösung zur Unterstützung zu finden, damit die Mitarbeiter sich auf die komplexeren Sachverhalte und den direkten Kontakt zu den Mietern konzentrieren können. Vor diesem Hintergrund war die Gesellschaft auf der Suche nach einem branchenerfahrenen Interim Digital Officer, der vor allem fundierte Kenntnisse im Projektmanagement und der eigenständigen Prozessoptimierung mitbringt, um Abläufe im Forderungsmanagement und der Finanzbuchhaltung aufzunehmen und zu dokumentieren oder gänzlich neue Prozesse aufzusetzen.

Hier konnte HANSE Interim in Zusammenarbeit mit Warth & Klein Grant Thornton einen erfahrenen Digital Officer ad interim zur Seite stellen, der neben seiner langjährigen Projektmanagementerfahrung in der Digitalisierungs- und Technologieberatung und seiner Agilität die Bedürfnisse der Gesellschaft bestens verstand. Sein Verständnis der Immobilienwirtschaft und der damit zusammenhängenden Prozesse rundeten das Skillset ab.

Das Ergebnis – erzielt durch den Interim Digital Officer

Eine zentrale Digitalisierungslösung stellte der Buchungsroboter dar, der das Unternehmen bei der Verrechnung von Zahlungseingängen im Forde-rungsmanagement unterstützt. Der Roboter übernimmt dabei Prozesse im System des Unternehmens, um die Forderungsmanager zu entlasten, sodass diese sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Das Konzept des Buchungsroboters umfasst das Auslesen des Zahlungseingangs einschließlich der Verwendungsbestimmung, die der Mieter für diesen vermerkt hat, die intelligente Interpretation und Identifikation der zugehörigen Forderung sowie die Verrechnung der Posten.

Einen weiteren Baustein hinsichtlich möglicher Digitalisierungslösungen stellte der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) dar. Diese Technologie ist als virtuelle Arbeitskraft anzusehen, welche auf Basis strukturierter Daten festgelegte und sich wiederholende Tätigkeiten (Aktionen) ausführt und somit Mitarbeiter erheblich entlastet.

Durch den zusätzlichen Aufbau eines Center of Excellence und gezielte Schulungen der Mitarbeiter in verschiedensten Prozessautomatisierungstechnologien, Infrastruktur und Prozessmanagement wurden diese in die Lage versetzt, bestehende Automatisierungslösungen zu erweitern bzw. anzupassen.

Fazit

Der Interim Digital Officer von HANSE Interim und Warth & Klein Grant Thornton hat die Gesellschaft umfassend unterstützt. Ergebnis der Zusammenarbeit ist eine wachstumskonforme Ausrichtung des Forderungsmanagements, des Rechnungswesens und weiterer Prozesse bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter um repetitive Tätigkeiten.

Der Digital Officer ad interim war hier vor allem ein Mittel, um umfangreiche Digitalisierungskenntnisse und Projektmanagementerfahrung schnell ins Unternehmen zu holen und damit die Digitalisierung zentraler Bereiche erheblich zu beschleunigen als Grundlage für den Aufbau eines eigenen CDO-Resorts.

Sie möchten mehr zum Thema Interim Management in der Digitalisierung erfahren oder suchen einen Interim Digital Officer bzw. einen CDO?

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23.12.2020 – rechtzeitig, um mit Ihnen Rückblick auf das Jahr und Ausblick auf das kommende Jahr zu halten.