Die Lage
Die betreffende Gesellschaft ist einer der führenden Anbieter und Manager von Logistik- und Gewerbeimmobilien in Deutschland. Die Gesellschaft hat in den letzten Jahren ein immenses Wachstum verzeichnet und gehört zu den Top 30 der Logistikimmobilien-Investoren in Deutschland. Dieses Wachstum wirkte sich deutlich auf die internen Prozesse, die Komplexität der zu berücksichtigen Themen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter sowie den Umfang der zu bearbeitenden Geschäftsvorfälle aus. Insbesondere im Bereich der Finanzbuchhaltung, dem Controlling und der IT ergab sich ein erheblicher Druck die internen Strukturen dem externen Wachstum anzupassen. Folge war eine Vielzahl von Prozessanpassungen, durch die immer mehr Mitarbeiter einer Zusatzbelastung ausgesetzt waren und kaum noch Zeit für ihr eigentliches Tagesgeschäft fanden. Parallel dazu stellte sich als besondere Herausforderung sehr schnell heraus, dass die Funktionalität sowie die Performance des vorhandenen ERP-Systems nicht mehr den Bedürfnissen entsprach. Vor diesem Hintergrund war die Gesellschaft auf der Suche nach einem branchenerfahrenen Interim Digital Officer, der zudem Kenntnisse im Bereich Finance & Accounting mitbrachte, um sämtliche Fulfillment-Prozesse ausgehend von der Finanzbuchhaltung bis ins Immobilienmanagement aufzunehmen, neu zu justieren oder gänzlich neue Prozesse aufzusetzen.
Zur Lösung der hieraus resultierenden Herausforderungen konnte HANSE Interim über unseren Partner Warth & Klein Grant Thornton den erfahrenen Digital Officer Dr. Dominique Hoffmann an die Seite des Unternehmens stellen, der neben seiner langjährigen Projektmanagementerfahrung in der Digitalisierungs- und Technologieberatung aufgrund seiner Erfahrung als Wirtschaftsprüfer die „Sprache“ und Bedürfnisse der kaufmännischen Leitung bestens verstand. Sein Verständnis der Immobilienwirtschaft und der damit zusammenhängenden Prozesse rundete das Skillset ab.
Die Herangehensweise unseres Interim Digital Officer
In einem ersten Schritt wurden die aktuell gelebten Prozesse in der Finanzbuchhaltung und im Immobilienmanagement aufgenommen und dokumentiert, um diese zu analysieren und – falls erforderlich – neu zu strukturieren. Das eine ist es, Prozesse zu entwickeln, das andere, dass diese von den Mitarbeitern verstanden und auch gelebt werden. Hierzu wurde eine Wissensdatenbank eingeführt, in der die zentralen Arbeitsabläufe und -anweisungen für jeden Mitarbeiter zugänglich sind. Das Wissen über den Umgang mit den neuen Prozessen stellte die wichtigste Grundlage für den Erfolg der Arbeitsabläufe dar.
Als besonders zeitaufwendiger und auch leicht fehleranfälliger Prozess wurde der Rechnungseingang identifiziert. Dieser wurde im Laufe der Zusammenarbeit komplett auf einen externen Dienstleister ausgelagert und damit das Fehlerpotenzial im eigenen Unternehmen reduziert. Bevor es an die Basis der genutzten Technologie ging, wurden die IT- und Technologie-Strategie dahingehend erweitert, dass zusätzliche Technologien zum Einsatz kommen können und gleichzeitig im Einklang mit der vorhandenen Infrastruktur stehen.
Teil dieser neuen Technologien ist der Einsatz von Robotic Process Automation, mit dessen Hilfe repetitive und zeitaufwändige Aufgaben, wie die Vorkontierung / das Buchen von Rechnungen oder Teile der Betriebskostenabrechnung automatisiert werden konnten.
Als weiterer Bestandteil der neuen IT-Technologien wurde die Implementierung eines Ticket-Tools für das Rechnungswesen identifiziert, um eingehende Anfragen und Aufgaben effizienter bearbeiten zu können und jederzeit einen Überblick über die aktuelle Arbeitsbelastung je Mitarbeiter zu haben.
Zusätzlich wurde das vorhandene Data Warehouse mit einbezogen, um auf Basis der vorhandenen Daten Effizienzsteigerungspotenziale zu identifizieren
Das Ergebnis
Dr. Dominique Hoffmann konnte die Gesellschaft und den kaufmännischen Bereich umfassend unterstützen. Ergebnis der Zusammenarbeit ist eine wachstumskonforme Ausrichtung der internen Prozesse bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter um repetitive Tätigkeiten. Stabile und moderne IT-Systeme und Programme unterstützen den weiteren Prozess und ermöglichen es der Gesellschaft, auch in der Zukunft weiterhin mit gleichbleibender Geschwindigkeit zu wachsen und gleichzeitig das Tagesgeschäft im Rechnungswesen stabil und effizient durchzuführen.
Fazit des Einsatzes unseres Interim Digital Officer
Der Interim Digital Officer konnte hier kurzfristig binnen einiger Monate durch technologische Impulse einen starken Wachstumskurs unterlegen und damit langfristig das Unternehmen zukunftsgerichtet aufstellen.
Sie möchten mehr zum Thema Interim Management in der Digitalisierung erfahren oder suchen einen Interim Digital Officer?
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11.02.2021,
dann mit einem Bericht unserer Inhouse-Marketresearch-Abteilung zur Krisenbranche Hospitality.
Ihre HANSE-Interim Team