Interim Digitalisierungsmanager

Ein Interim Digitalisierungsmanager mit umfassendem technischem Know-How, langjähriger Projektmanagementerfahrung und dem notwendigen Sinn für Technologietrends, konnte die Digitalisierung der Gesellschaft erfolgreich vorantreiben.

Die Lage

Die beratene Gesellschaft ist ein deutsches börsennotiertes Wohnungsunternehmen. Die hohe Anzahl an Mietwohnungen, insbesondere im niedrigen Preissegment, und das stetige Wachstum wirkten sich deutlich auf die internen Prozesse, die Komplexität und Vielfalt der zu berücksichtigenden Themen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter aus. Insbesondere im Bereich des Forderungsmanagements und der Finanzbuchhaltung, ergab sich ein erheblicher Bedarf an Digitalisierungslösungen. Ziel war es, für häufig wiederkehrende Sachverhalte eine technische Lösung zur Unterstützung zu finden, damit die Mitarbeiter sich auf die komplexeren Sachverhalte und den direkten Kontakt zu den Mietern konzentrieren können. Vor diesem Hintergrund war die Gesellschaft auf der Suche nach einem branchenerfahrenen Interim Digitalisierungsmanager, der vor allem fundierte Kenntnisse im Projektmanagement und der eigenständigen Prozessoptimierung mitbringt, um Abläufe im Forderungsmanagement und der Finanzbuchhaltung aufzunehmen und zu dokumentieren oder gänzlich neue Prozesse aufzusetzen.

Zusammenfassend gesagt, sollte die Gesellschaft einen großen Schritt im Bereich der Digitalisierung machen, das Change Management dabei aber nicht vernachlässigen. Nach der Konzeptionierung sollten die Prozesse und Projekte auch direkt umgesetzt werden.

Hier konnte HANSE Interim in Zusammenarbeit mit Warth & Klein Grant Thornton den erfahrenen Digital Officer Maik Brinkhaus zur Seite stellen, der neben seiner langjährigen Projektmanagementerfahrung in der Digitalisierungs- und Technologieberatung und seiner Agilität die Bedürfnisse der Gesellschaft bestens verstand. Sein Verständnis der Immobilienwirtschaft und der damit zusammenhängenden Prozesse rundeten das Skillset ab. Darüber hinaus stellte Warth & Klein Grant Thornton einen erfahrenen SAP-Blue-Eagle und IT-Experten, für die Umsetzung der Projekte aus einer Hand, bereit.

Die Lösung durch Interim Digitalisierungsmanager

Eine zentrale Digitalisierungslösung stellte der Buchungsroboter dar, der das Unternehmen bei der Verrechnung von Zahlungseingängen im Forderungsmanagement unterstützt. Der Roboter übernimmt dabei Prozesse im System des Unternehmens, um die Forderungsmanager zu entlasten, sodass diese sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Das Konzept des Buchungsroboters umfasst das Auslesen des Zahlungseingangs einschließlich der Verwendungsbestimmung, die der Mieter für diesen vermerkt hat, die intelligente Interpretation und Identifikation der zugehörigen Forderung sowie die Verrechnung der Posten. Dies gilt sowohl für die monatliche Mietzahlung als auch für Einmalzahlungen wie den Ausgleich der Nebenkosten-Jahresabrechnung, von Rechtsanwaltsgebühren und Mieterbelastungen. Dabei wird ein weitreichendes Spektrum an Buchungsvarianten berücksichtigt, um einen hohen Automatisierungsgrad bei gleichzeitig geringer Fehlerrate zu erzielen.

Zusätzlich sind weitere Verarbeitungsschritte, wie z.B. die Ausbuchung von Kleinstbeträgen, die unter die Bagatellgrenze fallen, möglich, um die Mieterkonten entsprechend zu bereinigen und für die Mieter einen verständlichen und leicht nachvollziehbaren Kontoauszug bereitzustellen.

Einen weiteren Baustein hinsichtlich möglicher Digitalisierungslösungen stellte der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) dar.

Diese Technologie ist als virtuelle Arbeitskraft anzusehen, welche auf Basis strukturierter Daten festgelegte und sich wiederholende Tätigkeiten (Aktionen) ausführt und somit Mitarbeiter erheblich entlastet.

Mit Hilfe von RPA wurden auch Teile der klassischen Finanzbuchhaltung automatisiert. Hierzu zählt die Abfrage des Bedarfs zur Bildung von Rückstellungen in den einzelnen Fachabteilungen einschließlich der Kontrolle der Vollständigkeit des Rücklaufs.

Durch den zusätzlichen Aufbau eines Center of Excellence und gezielte Schulungen der Mitarbeiter in verschiedensten Prozessautomatisierungstechnologien, Infrastruktur und Prozessmanagement wurden diese in die Lage versetzt, bestehende Automatisierungslösungen zu erweitern bzw. anzupassen.

Das Ergebnis – erzielt durch den Interim Digitalisierungsmanager

Die Experten von HANSE Interim und Warth & Klein Grant Thornton haben die Gesellschaft umfassend unterstützt. Ergebnis der Zusammenarbeit ist eine wachstumskonforme Ausrichtung des Forderungsmanagements, des Rechnungswesens und weiterer Prozesse bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter um repetitive Tätigkeiten.

Fazit

Der Interim Digitalisierungsmanager ist vor allem wichtig, um umfangreiche Digitalisierungskenntnisse und Projektmanagementerfahrung schnell ins Unternehmen zu holen und damit die Digitalisierung zentraler Bereiche erheblich zu beschleunigen. Weiterhin ist es eine gute Grundlage für den Aufbau eines eigenen CDO Resorts.