Interim Management und Outsourcing – Optionen für Governance-Funktionen

Die Lage

In Krisensituationen wie der aktuellen Corona-Krise stehen alle Kosten im Unternehmen auf dem Prüfstand. Hierzu zählen auch die Personalkosten. Neben Stellenstreichungen werden offene Stellen häufig nicht mehr besetzt; neue, grundsätzlich erforderliche Stellen werden nicht geschaffen. Aus kurzfristigen wirtschaftlichen Erwägungen ist eine solche Strategie nachvollziehbar. Unternehmen müssen aber den Zielen und (Rechts-) Pflichten nach wie vor gerecht werden. Beispielsweise werden Unternehmen auch in der Krise nicht von ihren Pflichten entbunden, alles Zumutbare dafür zu tun, nicht gegen Recht und Gesetz zu verstoßen und den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden. Maßstab bleiben die Größe und Komplexität des jeweiligen Unternehmens. Gleichzeitig erhöhen fortschreitende Digitalisierung, Vernetzung und sich ständig verändernde rechtliche Anforderungen im In- und Ausland fortlaufend diese Komplexität. Wenn Unternehmen nun davon absehen, offene Stellen, ganz gleich in welchen Bereichen, zu besetzen, kann ein gefährliches Vakuum entstehen. Eine derartige Lücke wird auch nicht dadurch gefüllt, dass ausgewählte Mitarbeiter ohne die erforderliche Qualifikation zusätzlich mit der Rolle eines „Beauftragten“ oder „Officers“ betraut werden. Das bedeutet also: Solche Kosteneinsparungen sind zwar oft sinnvoll und nachvollziehbar, dennoch müssen zahlreiche (Grund-) Funktionen in einem Unternehmen aufrechterhalten bleiben. Daher stellt sich die Frage, ob es auch einen Mittelweg gibt zwischen voller Personalstärke und einer nicht besetzten Stelle. In solchen Fällen bietet sich der Einsatz externer Unterstützung an, vorübergehend oder dauerhaft. Je nach Aufgabe und Position bietet sich entweder Interim Management oder Outsourcing als Lösung an.

Interim Management

Im Interim Management wird häufig gerade für Einzelprojekte ein Interim Manager eingesetzt, der das Unternehmen mit Abschluss des Projekts wieder verlässt. Auch werden Vakanzen besetzt, bis wieder eine dauerhafte Lösung gefunden ist. Interim Manager werden im Wesentlichen auf den ersten drei Führungsebenen eingesetzt. Es muss also nicht immer eine vakante Geschäftsführungsposition besetzt werden, auch die Position des Controllers, eines IT-Spezialisten oder des Personalleiters kommt in Betracht.

Sofern die aktuelle Krisensituation und ihre Bewältigung als Projekt verstanden wird, ließe sich also überlegen, ob zum Beispiel ein krisenerfahrener Interim-Manager, beispielsweise ein in Restrukturierungen erfahrener Manager, übergangsweise ins Unternehmen geholt wird. Sofern die Aufgabe der Kostenreduzierung im Vordergrund steht, ist es nicht zuletzt auch am Krisenmanager, die Kosten so weit zu reduzieren, dass auch die mit seinem Einsatz verbundenen (Mehr-) Kosten eingespart werden.

Den richtigen Interim Manager oder die richtige Interim Managerin bieten wir Ihnen nach einem persönlichen Gespräch gern an.

Outsourcing von Governance-Funktionen

Darüber hinaus ist die Frage zu beantworten, inwieweit mittels Outsourcing weitere Kosten eingespart werden können, bei Aufrechterhaltung der mit den Positionen verbundenen Funktionen. Dabei ist zunächst zu klären, in welchen Positionen überhaupt ein Outsourcing in Betracht kommt. Zu denken ist hier insbesondere an die sogenannten Governance-Funktionen, zum Beispiel

• Datenschutz – externer Datenschutzbeauftragter
• Risikomanagement – externer Risk Manager 
• Compliance Management – externer Compliance Beauftragter
• Interne Revision – Übernahme der IR-Funktion oder Co-Sourcing
• Exportkontrollbeauftragter

Vorteile des Outsourcings

Vollzeitstellen kosten mehr als im Bedarfsfall zugekauftes Know-how. Externe Experten bearbeiten Fragestellungen zügig und zuverlässig.

In der Regel besteht die Möglichkeit, einzelne Services im Paket oder einzeln in Anspruch zu nehmen; es wird also zu Beginn der konkrete Bedarf festgelegt, und nur diese Leistungen müssen dann auch bezahlt werden. Im Rahmen dieses zu Beginn festgestellten Bedarfs kann auch festgelegt werden, für welchen Zeitraum und mit welchen Kündigungsfristen die Leistungen erbracht werden sollen. Die Unterstützung kommt hier von Fachpersonal mit der notwendigen fachlichen Kompetenz. Externe können ihre Erfahrungen und Kenntnisse aus anderen Unternehmen in vergleichbaren Positionen einbringen und so nicht nur einfach „ihren Job machen“, sondern zugleich das im Unternehmen bereits vorhandene System (zum Beispiel Risiko oder Compliance Management) in Richtung einer best practice verbessern.

Nachteile des Outsourcings

Externen Experten fehlt die teils notwendige, interne Vernetzung im Unternehmen, sie haben keine Kenntnisse von internen Vorgaben, Prozessen und Abläufen und müssen sich hier zunächst einarbeiten; andererseits betreffen diese Anforderungen auch jeden anderen, der als neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen beginnt.

Rechtliche Rahmenbedingungen beim Outsourcing

Berührt wird hier z. B. Arbeitsrecht mit der Frage, ob eine Auftrags- oder Funktionsnachfolge vorliegt ebenso wie die Frage, ob der Betriebsrat zu beteiligen ist. Weiterhin gilt es, das Haftungsrecht zu beachten, insbesondere hinsichtlich der Themen Kompetenzen, IT-Berechtigungen und bei Haftungsfragen der Unternehmensorgane bzw. bei entsprechendem Fehlverhalten des Beauftragten.

Insbesondere zu allen Fragestellungen zum Thema Outsourcing von Governance-Funktionen empfehlen wir Ihnen unseren Kooperationspartner Warth & Klein Grant Thornton AG und hier namentlich Herrn Dr. Matthias Bauer, Counsel am Standort Düsseldorf.

Wir lesen uns in 2 Wochen am

01.11.2020

wieder und freuen uns, Sie dann im Blog mit dem Thema „Integration in Zeiten des Brexit – Post Merger Integration in der Chemiebranche“ begrüßen zu dürfen.