Business Transformation im Facility Management

Wie ein Interim Change Manager das Facility Management des Städtischen Klinikums Braunschweig neu ausrichtete

Für den Einsatz im Facility Management eines großen kommunalen Klinikums in Braunschweig wurde ein Interim Change Manager aus dem HANSE Interim Netzwerk beauftragt, der seine umfangreiche Erfahrung in Transformation und Organisationsentwicklung einbrachte. Der Fokus: Transparenz schaffen, Strukturen modernisieren, Prozesse professionalisieren und die Abteilung für eine mögliche Ausgliederung vorbereiten.

Ausgangslage

Das Städtische Klinikum Braunschweig errichtet für ein Einzugsgebiet von rund 1,5 Millionen Bewohnern eine neue Zentralklinik in Braunschweig. Die Zentralklinik wird im Rahmen eines identitätsverändernden Change-Prozesses realisiert. Dieser Change-Prozess betrifft alle der rund 4.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sämtliche Teilorganisationen des Klinikums Braunschweig.

Für die Mitarbeitenden und zahlreichen Teilorganisationen ist das Projekt eine komplexe Aufgabe. Das Facility Management des skbs steht im Zentrum vieler Bau, IT und Organisationsfragen. Gleichzeitig soll ein Konzept für eine Modernisierung und mögliche Ausgliederung entstehen.

Schritt 1: Analyse und Strukturierung
Zu Beginn wurde das gesamte Handlungsfeld Facility Management untersucht. Dazu gehörten die Sichtung aller bestehenden Verträge, die Analyse laufender Projekte, Interviews mit Führungskräften sowie die Priorisierung aller Themenfelder im skbs. Ein Reporting für den Leitungskreis wurde eingeführt, um Transparenz und Geschwindigkeit in den Entscheidungen zu schaffen.

Schritt 2: Umsetzung priorisierter Maßnahmen
Aus der Analyse wurden konkrete Maßnahmenpakete abgeleitet, die systematisch umgesetzt wurden. Beispiele:

CAiFM Roll-out

• Gesamtplanungsunterlage mit Meilensteinen
• Regelmäßige Programm-Reviews
• Schnittstellenklärung zu SAP, IT, Datenschutz und Betriebsrat
• Rollenklärungen und strukturierte Freigabeprozesse
  Nutzen: Das Projekt verläuft heute stabil entlang der abgestimmten Planung.

Building Information Modeling (BIM)

• Analyse des Status Quo
• Zielkorrektur und Neuausrichtung
• Lieferantenpräsentation moderner BIM-Lösungen
  Nutzen: Übergabe einer funktionalen Leistungsbeschreibung für die öffentliche Ausschreibung.

Projektmanagement mit MS Project

• Schulung aller Mitarbeitenden
• Definition von Standardprozessen Neubau und Umbau
• Überführung dieser Prozesse in MS Project
• Aufbau eines systemgestützten Berichtswesens
  Nutzen: Vorlage einer abgestimmten Lösung für das Projektmanagement.

Vertragsmanagement

• Vorbereitungen und Durchführung von Ausschreibungen
• Direktes Lieferantenmanagement
• Begleitung der Vertragsabschlüsse, unter anderem für Energieberatung, Elektrofachkraft und Brandschutz
  Nutzen: Effiziente und sichere Vertragsabschlüsse für zentrale Leistungen.

Zusammenarbeit mit einer Anwaltskanzlei

• Definition des Ausschreibungsprozesses
• Regelmäßige Abstimmungen
• Erstellung einer Auftragsprognose
  Nutzen: Klarheit, Governance und verlässliche Ressourcenplanung.

Stellenbeschreibungen und Arbeitsanweisungen

• Beschreibung zentraler Profile im Facility Management
• Definition von Rollen und Zuständigkeiten
  Nutzen: Transparenz und klare Verantwortlichkeiten.

Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG)

• Klärung der Umsetzung für die Klinik
• Einflussnahme auf Prozessgestaltung bei Pflichtverletzungen
  Nutzen: Zentrale Auswertung in der Revision, einheitliche Prozesse.

Transformationskonzept für die mögliche Ausgliederung

Zusammen mit einem Kollegen entstand ein Konzept zur Modernisierung und potenziellen Ausgliederung in eine eigenständige Einheit. Fünf Transformationsphasen und sechs Veränderungsdimensionen bilden den Rahmen für die Weiterentwicklung.

Dimensionen der Veränderung

Fazit

Mit besten Grüßen 
Ihre HANSE Interim-Geschäftsführung
Andreas Lau