ERP-System bei laufendem Betrieb einführen – Eine Herausforderung

Viele Firmen stehen vor dieser speziellen Herausforderung – ein temporär unterstützender Manager erleichtert das Tagesgeschäft

Der Auftrag

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen im Maschinen- und Anlagenbau plant eine ERP-Umstellung des derzeitigen Systems BaaN IV auf SAP mit festem Endtermin.

Das Unternehmen hat 250 Mitarbeiter und macht ca. 80 Millionen Euro Umsatz. Als 100%ige Tochter eines US-Konzerns ist es Marktführer.

Der kaufmännische Leiter ist mit der ERP-Umstellung zu 100 % ausgelastet. Aus diesem Grund wird ein Manager auf Zeit gesucht, der das Tagesgeschäft übernimmt.

Der kaufmännische Leiter ad Interim soll die Leitung der Abteilungen Finanzen, Rechnungswesen und Controlling und somit die Personal-verantwortung für 10 Mitarbeiter übernehmen. Er verantwortet dann den reibungslosen Ablauf des gesamten Tagesgeschäfts im externen und internen Rechnungswesen, die termingerechte Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach HGB und US-GAAP inkl. Re-porting, auch an den Mutterkonzern in den USA. Hier kommt die Software HYPERION zum Einsatz.

Die Verantwortung für die Erstellung von Bud-gets und Forecasts inkl. Soll-Ist-Analysen sowie der Prozessdokumentation und Sicherstellung der entsprechenden Kontrollen gemäß SOX-Regularien obliegt ebenfalls dem Manager auf Zeit.

Die Herausforderung

HANSE Interim brachte den Interim Manager (IM) Herrn Armin Klein ins Spiel.

Dieser bringt neben den o. g. Kenntnissen eine über 20jährige Erfahrung als CFO und COO in produzierenden, inhabergeführten oder konzerngebundenen Unternehmen, insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau, mit.

Beim Einstieg in das Unternehmen stellte ich als besondere Herausforderung dieser Mission sehr schnell fest, dass das vorhandene ERP-System BaaN IV über mehr als 15 Jahre kundenspezifisch weiterentwickelt wurde und daher mit dem bekannten Standard kaum noch etwas gemeinsam hatte.

Zusätzlich war zwar ein Produktions- und Projektcontrolling vorhanden, aber detaillierte Aus-sagen über Deckungsbeiträge der einzelnen Produkte waren dennoch kaum möglich, da eine aussagefähige Kostenrechnung nicht vorhanden war. Aufträge innerhalb des ERP-Systems wurden teilweise gar nicht bzw. nicht korrekt abgerechnet.

Alle notwendigen Daten und Informationen wurden in einem wahren „Dschungel“ aus Excel-Tabellen abgelegt und das Unternehmen war in zwei Profitcenter unterteilt: eine Produktions- und eine Vertriebseinheit, die im ERP-System aber als eigenständige GmbHs abgebildet wurden.

Diese mussten wiederum über Excel kon-solidiert werden. Meine soziale Kompetenz und langjährige Erfahrung als Interim Manager und Führungskraft wurde besonders in den folgenden zwei Punkten gefordert:

  • zum einen in der Zusammenarbeit mit dem Stelleninhaber, der zwar zu 100% in das ERP-Projekt involviert war, jedoch im Ta-gesgeschäft präsent blieb,
  • zum anderen bedeutete der im Laufe der Zeit näher rückende Umstellungstermin, dass immer mehr Mitarbeiter aus dem Fi-nanz- und Rechnungswesen in das Projekt involviert werden mussten, so dass diese einer Doppelbelastung ausgesetzt waren und kaum noch Zeit für das Tagesgeschäft fanden. Die Motivierung und Unterstützung dieser Mitarbeiter war für mich eine zusätzliche, aber wichtige und lohnende Aufgabe.

Das Ergebnis

In meiner Position als Interim Manager stellte ich 7 Monate lang sicher, dass das Tagesgeschäft im Finanz- und Rechnungswesen trotz der oben beschriebenen Doppelbelastung der Mitarbeiter reibungslos aufrechterhalten werden konnte.

Die Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse wurden termin- und prüfungsgerecht erstellt. Aufgrund meiner langjährigen Erfahrung in Produktionsunternehmen war gewährleistet, dass Forecasts und Budgets aussagefähig und frist-gerecht erstellt wurden.

Das Projekt- und Produktionscontrolling wurde insoweit optimiert, als dass eine Übernahme ins neue ERP-System SAP erfolgen konnte.

Der geplante Umstellungstermin wurde einge-halten, das Unternehmen war mit der Arbeit des Interim Managers zufrieden, die Herausforde-rung der ERP-Einführung wurde gemeistert.

Fazit

Dank der Unterstützung unseres erfahrenen Interim Managers Armin Klein im Tagesgeschäft konnte sich der kaufmännische Leiter auf die Projektaufgabe konzentrieren und die ERP-Einführung gelang bravourös!