Interim Manager in der Geflügelindustrie – Prozessoptimierung

Interim Manager optimiert Prozesse

Interim Manager

Sascha Hammer

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Fit for the Future – Clevere Unternehmer sorgen in guten Zeiten vor – der HANSE Interim Manager Sascha Hammer ist der richtige Mann für die Prozessoptimierung in der Geflügelindustrie. 

Die Aufgabe im Unternehmen

Moorgut Kartzfehn von Kameke GmbH & Co. KG (kurz: Moorgut Kartzfehn) ist ein mittelständischer Geflügelvermehrer, der an 40 Standorten mehr als
35 Mio. Bruteier pro Jahr produziert. Mit ca. 500 Mitarbeitern wird ein Jahresumsatz von rd. 70 Mio. EUR bei stabilem Wachstum und gesunder wirtschaftlicher Entwicklung erwirtschaftet. Das Geschäftsmodell ist geprägt von langen Produktionszyklen in Verbindung mit einer erst kurzfristigen Planungssicherheit zu Liefermengen sowie -terminen und erfordert deshalb ein Höchstmaß an Planungs- sowie Steuerungskompetenz. Zudem erwarten die Kunden vom Qualitätsführer Beratungskompetenz in allen fachlichen Fragen der Geflügelaufzucht. Grund für den Einsatz eines Interim Managers war nicht die wirtschaftliche Situation, vielmehr sollte der Interim Manager in der Produktion für Prozessoptimierung sorgen.

Vorhandene operative Kennzahlen wurden nur unregelmäßig mit den Standorten besprochen. Ein Prozess der kontinuierlichen Verbesserung der Produktion fand nicht statt. Die Bereichsstrukturen wurden nicht an das Wachstum der letzten Jahre angepasst. Dies äußerte sich u. a. darin, dass die Führungsmannschaft zunehmend mit administrativen Tätigkeiten beschäftigt war und Zeit für Führung (vor Ort) fehlte. Maßnahmen zur Erhöhung der Leistungsfähigkeit der Produktion wurden teilweise nur schleppend umgesetzt.

Die Herausforderung für den Interim Manager im Bereich der Prozessoptimierung

Aus einem erfolgreichen Ertragssteigerungsprojekt kannte das Unternehmen die Beratungsfirma HANSE Consulting. Es lag also für die Geschäftsführung nah, über die Schwesterfirma HANSE Interim einen Interim Manager anzufragen.

Die Aufgabenstellung wurde von der Geschäftsführung zunächst wie folgt definiert:

  • Einführung Benchmarking und Leistungsdialog der Standorte
  • Aufbau eines Innovationsmanagements
  • Optimierung der Personalbedarfsplanung und Personalsteuerung
  • Reorganisation der Bereichsstrukturen

Darüber hinaus sollte der Interim Manager auch Ertragssteigerungspotenziale identifizieren, entsprechende Maßnahmen aufsetzen und deren Umsetzung begleiten. Im Verlauf des Mandats wurden weitere „Baustellen“ in der Organisation identifiziert, die der Interim Manager, mangels vorhandener Kapazitäten im Unternehmen, mitbearbeiten konnte.

Unser Interim Manager Sascha Hammer optimiert die Prozesse und berichtet im Folgenden.

Die Lösung des Interim Manager Prozessoptimierung

Zunächst etablierte ich eine SMARTe-Projektorganisation, in der Ziele und Vorgehen bei der Bearbeitung der Handlungsfelder detailliert beschrieben werden. Die Führungsmannschaft wurde bei der Projektbearbeitung in die „Pflicht“ genommen und konnte so auch eigene Akzente bei der zukünftigen Gestaltung des Bereichs setzen.

Parallel besuchte ich alle 40 Produktionsstandorte. Dabei wurden ein „ungeschöntes“ Stimmungsbild und Verbesserungsideen der 220 Produktionsmitarbeiter aufgenommen.

In den wöchentlichen Geschäftsleitungssitzungen wurde der Status der einzelnen Projekte ausführlich besprochen. Darüber hinaus erfolgte eine regelmäßige Kommunikation mit dem (sehr kooperativen) Betriebsrat. Gemeinsam mit Geschäftsleitung und Betriebsrat wurde der Umsetzungsdruck in der Produktion hochgehalten.

Neben der fehlenden Erfahrung in der strukturierten Projektarbeit erwies sich das in Teilen der Belegschaft vorhandene Festhalten an gewohnten Strukturen und Abläufen als Herausforderung bei der Zukunftsausrichtung des Bereichs Produktion. Hier wurde in Abstimmung mit der Geschäftsführung auf regelmäßige Kommunikation und enges Coaching gesetzt, um die Veränderungsbereitschaft zu erhöhen und die Effektivität und Effizienz in der Abarbeitung von Projekten zu steigern.

Nach ca. 12 Monaten konnte ein fester Nachfolger für die Position des Bereichsleiters Produktion gefunden werden. Der neue Bereichsleiter musste sich zunächst in das Tagesgeschäft einarbeiten, wobei eine enge Abstimmung mit mir als Interim Manager stattfand. Nach erfolgreicher Einarbeitung wurde dem neuen Stelleninhaber sukzessive mehr Verantwortung übertragen, sodass nach insgesamt 18 Monaten Projektlaufzeit das Mandat erfolgreich beendet werden konnte.

Das Ergebnis

Als Interim Manager habe ich in kurzer Zeit mit dem „Team Produktion“ u. a. ein kennzahlenbasiertes Standort-Benchmarking inkl. Leistungsdialog mit Führungskräften und Mitarbeitern eingeführt.

Darüber hinaus wurden die Strukturen und die IT-Unterstützung entlang ausgewählter Prozesse optimiert, mit dem Ziel, dass sich die richtige Person auf der richtigen Position mit den richtigen Themen beschäftigt.

Für eine lückenlose Aufnahme und optimale Verwertung der Verbesserungsideen aus der Produktion wurde ein mit allen Schnittstellen abgestimmter Prozess inkl. klar definierter Verantwortlichkeiten sowie Vorlagen zur Ideendokumentation und -bewertung eingeführt. 

Ein Excel-basiertes Modell, in dem anhand von Tiermengen, Arbeitsschritten und Prozesszeiten Stundenbedarfe kalkuliert wurden, schaffte Transparenz zu Personalbedarfen in Abhängigkeit der Produktionsplanung. Die Plan-Kapazitäten dienten auch als Vorgabe für die Standortleiter. Deren Erreichung war prämienrelevant. Für eine höhere Flexibilität beim Personaleinsatz wurden Schulungskonzepte überarbeitet und eine umfangreiche Schulungsinitiative gestartet.

Auf Basis der Erkenntnisse aus dem Standort-Benchmarking wurden Ertragssteigerungsprojekte aufgesetzt und schlussendlich Best Practices auf alle Standorte übertragen.

Fazit

Neben einem strukturierten Vorgehen, unter Einbindung aller relevanten Prozessbeteiligten, ist die richtige Teamzusammensetzung erfolgskritisch.

Es gilt die Stärken der einzelnen Teammitglieder gezielt einzusetzen und Schwächen durch ein individuelles Coaching zu eliminieren. Dadurch lassen sich Leistungsorientierung und Umsetzungsstärke im Unternehmen nachhaltig verbessern.

Vorausschauende Unternehmer machen ihr Unternehmen deshalb rechtzeitig Fit for the Future!